Privacy verklaring - Vigo’s Kinderopvang

Vigo’s Kinderopvang zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die u met ons deelt zorgvuldig worden behandeld, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om alle zaken goed te kunnen regelen, hebben we informatie nodig. Wat we precies met deze gegevens doen, vertellen we u graag in onderstaande privacyverklaring.

Maak u gebruik van onze diensten? Dan gaan we ervan uit dat u kennis hebt genomen van en akkoord gaat met deze privacyverklaring.

Onze gegevens:

Vigo’s Kinderopvang
Wagnerstraat 51
3816 WB Amersfoort
info@vigo-s.nl
033-7110691

Doel gegevens verwerking:

Gegevens van u en uw kind(eren), worden geregistreerd met als doel:

  • Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst.
  • Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, de ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van uw kind.
  • Het voldoen aan de wettelijke eisen die gesteld worden conform de Wet Kinderopvang en overige noodzakelijke wetgeving.
  • Het voeren van een financiële administratie.
  • Het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen.

Persoonsgegevens die wij verwerken en waar wordt dit bewaard?

Om een plaatsingsovereenkomst met Vigo’s Kinderopvang tot stand te brengen, hebben wij een aantal persoonlijke gegevens nodig. De gegevens kunnen opgevraagd worden door Vigo’s Kinderopvang via de e-mail of via een telefoongesprek. Het is ook mogelijk dat u zelf via de website persoonsgegevens hebt achtergelaten. De volgende gegevens kunnen opgevraagd worden:

  • Voor- en achternaam (van de ouder en het kind)
  • Geslacht (van de ouder en het kind)
  • Geboortedatum (het kind)
  • Adresgegevens (van de ouder en het kind)
  • Telefoonnummer (van de ouder)
  • E-mailadres (van de ouder)
  • Burgerlijke staat (van de ouder)
  • Rekeningnummer (van de ouder, bij een automatische incasso, dit is tevens niet verplicht, handmatig overmaken kan ook, deze gegevens ontvangen wij pas bij aanvang van de opvang.
  • plaatsingsovereenkomst)

Tevens vraagt Vigo’s Kinderopvang ook naar bijzondere persoonsgegevens;

  • Burgerservicenummer (van de ouder en het kind, dit is noodzakelijk voor de belastingdienst)
  • Religieuze overtuiging indien nodig, bijv. in verband met voeding (van het kind, deze gegevens worden door u ingevuld op het kindprofiel bij aanvang van de opvang.)
  • Gegevens over gezondheid (indien van toepassing) voor het bieden van de juiste zorg, bijv. bij allergieën (kind, deze gegevens worden door u ingevuld op het kindprofiel bij aanvang van de opvang.)

Overige gegevens die kunnen worden opgeslagen in het kinddossier:

  • Kindvolgsysteem (observaties)
  • Formulier medicatie toedienen
  • Bekwaamheidsverklaring voor het uitvoeren van medische handelingen
  • Ongevallenformulier
  • Verslag kind bespreking
  • Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen
  • Toestemmingsformulier foto/video
  • Toestemmingsformulier uitstapjes

Gegevens op de computer worden opgeslagen op een beveiligde server. Tevens maken wij gebruik van het relatiebeheersysteem Muldata. Hierin worden de persoonsgegevens bewaard. De papieren plaatsing overeenkomsten, worden bewaard in een afgesloten kast op kantoor en de papieren kindprofielen, verklaring medicijnen, ongevallenformulier, in de kindmap op de opvanglocaties bewaard.

Hoe lang blijven alle gegevens bewaard?

Vigo’s Kinderopvang bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Heeft u het inschrijfformulier ingevuld en gaat de opvang toch niet van start? Dan zullen deze gegevens binnen één maand worden verwijderd. Zijn wij een plaatsingsovereenkomst met u aangegaan dan worden alle gegevens op de plaatsingsovereenkomst bewaard tot 7 jaar na het einde van de plaatsing. Alle persoonlijke gegevens die we nodig hebben tijdens de opvang zoals evaluatieverslagen, behandelplannen etc. worden direct na het beëindigen van de opvang verwijderd.

Verstrekking aan derden

Er word zorgvuldig omgegaan met uw gegevens of die van uw kind(eren). Vigo’s Kinderopvang wisselt alleen gegevens uit met een derde partij als dit noodzakelijk is voor bepaalde doelen.

- Vigo’s Kinderopvang is wettelijk verplicht om uw gegevens uit te wisselen met de Belastingdienst als zij hierom vragen. Bijv. om recht op kinderopvangtoeslag te kunnen controleren.
- Vigo’s Kinderopvang geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de pedagogisch medewerker/kind ratio.
- Voor de kind-planning maken we gebruik van het relatiebeheersysteem Muldata.
- Ook kan er gegevensuitwisseling plaatsvinden met de gemeente, scholen of een zorgverlener. Dit is alleen mogelijk met schriftelijke toestemming van jou als ouder.
- Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Buiten de voorgaande situaties vertrekken wij geen persoonsgegevens aan derden tenzij met jou uitdrukkelijke toestemming.

Jou rechten omtrent jou gegevens

U heeft wettelijk recht op correctie, inzage of verwijdering van uw, door bij Vigo’s Kinderopvang opgeslagen persoonsgegevens. Tevens heeft u altijd het recht eerder gegeven toestemming aan ons, in te trekken. Heeft u een verzoek? Of andere vragen? Dan kunt u dit via de mail terecht bij info@vigo-s.nl Wij zullen uw verzoek en/of vragen zo snel mogelijk behandelen.

Beveiliging

Persoonsgegevens zijn persoonlijk en moeten persoonlijk blijven. Vigo’s Kinderopvang vind het net zo belangrijk als u dat de persoonsgegevens niet op straat terecht komen of onrechtmatig worden verwerkt. Daarom passen wij alle mogelijke technische en organisatorische maatregelen toe om de persoonsgegevens veilig te verwerken.

- Alle personen die namens de opvang binnen Vigo’s Kinderopvang van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- De medewerkers van Vigo’s zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- De manier waarop Vigo’s Kinderopvang met uw gegevens omgaat en deze bewaard, is volgens de Europese wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- Om uw persoonsgegevens te beveiligen gebruiken wij beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall, wachtwoorden voor elektronische systemen, een beveiligde internetverbinding.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We verkopen u gegevens niet aan derden. We respecteren dat uw gegevens aan u toebehoren. We zullen er alles aan doen om u op de hoogte te brengen van uw rechten omtrent de verstrekte persoonsgegevens en deze respecteren.

Klachten, verzoeken en/of vragen?

Mocht u klachten hebben omtrent de verwerking van jou persoonsgegevens dan kunt u ten alle tijden contact met ons opnemen. U kunt via de mail bij ons terecht via mailadres: info@vigo-s.nl Wij zullen uw verzoek en/of vragen zo snel mogelijk behandelen.

Aanpassing in de privacy verklaring

Wij behouden ons het recht voor de tekst van deze Privacy verklaring aan te passen gelet op nieuwe ontwikkelingen en wetgeving. Bij een wijziging passen we deze privacyverklaring aan, op onze website www.vigo-s.nl vindt u dan ook altijd de meest recente versie.

d.d. 25 mei 2018